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人事・総務を極める

人事・総務・法務分野において、実務家の視点から役立つ情報を発信します

生産性を上げる仕事の進め方 ~テクニカルスキル編~

情熱 総務 法務 人事

最近、はてなブログでは生産性に関する話が盛り上がっていました。そう言われると自分自身も常に生産性を意識しながら働いているわけではないのですが、普段なんとなく心がけていることを洗い出してみたいと思います。若手のみなさんの参考になれば幸いです。

仕事を進める順番

簡単なことか難しいことか

昔は簡単なこととと難しいことがあった場合、難しいことから手を付けていました。いろいろ調べなければならなかったり、終わるかどうか不安になったりという理由からです。最近は簡単なことから手を付けます。その理由は、以下の3つです。

  • タスクが減ることが精神衛生上良い。
  • 終わらない間は頭の片隅に覚えていなければならないが、その必要がない。
  • タスクが終わればToDoリストを作成する必要すらない。

最たる例がメールです。メールは基本的に読んだ瞬間返信します。上司の判断が必要になる場合は難しいですが、返信すればタスクが終わった感がありますし、二度読む手間もなくなりますし、ましてや「メールを返信する」なんていうToDoを作らなくて済むからです。

自分だけでできることか、他の人に影響することか

これは簡単ですが、他の人に影響することから着手します。特にスケジュールを抑えることを再優先します。他の人にお願いをするということは他人の貴重な時間をいただくことになります。お願いをするときにもしっかりと準備をしてお願いをしましょう。

嫌なことか楽しいことか

誰しも楽しいことからやりたいとは思いますが、嫌なことから手を付けましょう。嫌なタスクが残っていると、精神衛生上良くないからです。メンタルヘルス的にはストレッサー(ストレスの原因となる根本要因)を取り除くことが良いと言われています。嫌なことが残っているとストレスにつながりますので、エイっと勇気を出して取り除きましょう。

会議の進め方

参加者の場合

自分が参加する場合は、事前にアジェンダに目を通すようにしましょう。確認したいポイントが整理できますし、会議をイメージすることが出来ます。
最悪の会議は、会議の場で全員が資料に目を通し始めることですね。まさに時間のむだです。

ファシリテーター(進行役)の場合

アジェンダを用意し、事前にメンバーに周知しましょう。また、会議のゴールをイメージしましょう。「何を決める」のか、「何を共有する」のか、事前にイメージしておくことが重要です。会議の最後には、各自の宿題と次回の日程を確認しましょう。そして議事録は残しましょう。人間は忘れやすいものですから。

時間の使い方

作業と勉強を分ける

作業というと聞こえは悪いかもしれませんが、手を動かす時間(アウトプット)と手を動かすために考える時間(インプット)は分けましょう。調べながら手を動かしても良い成果にはつながりません。また、インプットとアウトプットを分けることで、インプットが自分の血肉になります。コピペをしても自分の力はつきません。

期限を守る方法

他の人と期限を共有しましょう。自分の中だけで期限設定をしても妥協してしまうのが人間というものです。みんなの前でいつまでにやると言ってしまえば、やらないわけには行きません。特に管理部門は納期意識が弱くなりがちです。他の人を上手く使って自分を追い込みましょう。

まとめ

今日は主に自分自身で解決できる範囲やテクニカルなことに関する生産性の話でしたが、本当の生産性ってなんだろうって自問自答しています。組織の成果が最大限になることを生産性の向上というのであれば、今回上げた個人の生産性の話は視野が狭いかもしれません。
また、生産性を上げるには、テクニカルなスキルだけではなくモチベーション等のヒューマンな部分も大きな影響を与えると思います。次回はヒューマンスキルについて考えてみたいと思います。