中小企業を極める

人事・総務・法務・財務・社内システムの各分野において、中小企業診断士の視点から役立つ情報を発信します

総務向けライティング入門

一発目のコンテンツを考えた結果、社会人になりたての頃、新卒研修で教わったことをベースにしようと思う。
 
文書の書き方って仕事の基本だと思うので、総務担当向けに少しカスタマイズした内容で。まずは、柔らかめの話から。
 

タイトルはゴシック。本文は明朝。

新聞を読んでいるとわかるけど、強調したいタイトルはゴシックで、本文は明朝で書かれている。有報も招集通知もしかり。それが正しいルール。フォントサイズを変えるのはなるべくしないと教わった。
 

一桁の数字は全角。二桁以上は半角。

昔エンジニアだった頃は、数字が全角なんてあり得ないと思っていたけど、管理部門には管理部門のルールがある。今日は9月24日ではなく、9月24日。ついでに言うと、金額にはカンマを振ることも忘れずに。(1000円ではなく、1,000円)もちろん数字は右寄せで。
 

文調はそろえる。

ですます調で書き始めたら、ですますを継続する。僕が今書いている文体(ですます調の反対、語彙力がなくて表現できず残念)の場合は、それを継続する。
 

決算は「期」。株主総会は「回」。

決算は第13期の決算発表と言うけど、総会は第13回株主総会となる。あと、「第」をつけるのを忘れずに。ちなみに臨時株主総会は何回やっても臨時株主総会。
 

及びと並びにを使い分ける。

若干法務よりの知識。及びと並びには同じようだけど結合の強さが違う。小さな結合は及びを、大きな結合には並びにを使う。
今思いついた例でいうと、好きな野球選手は、イチロー及び松井、並びに、マー君及び藤浪みたいな感じ。詳しくは、法律用語の基礎を参照のこと。本当は句読点の位置にもこだわりたい。
 

西暦と和暦を使い分ける。

どっちで書くか悩む時の判断基準
  1. 書面に印字されているのが和暦か西暦かを探す
  2. 公的な書類は原則、和暦
  3. 社内規程(文書管理規程)に倣う

まとめ

細かくて基本的なことだけど、こういうことを守れるか守れないかが仕事のクオリティに出ると思う。読み手をイメージして伝わりやすい文書を書きたい。
 
 
拙文、失礼しました。
 
 
>>
このブログは、実務を通じて個人的に学んだ現時点の見解であり、正確性および完全性について保証せず、また責任を負いません。記載内容につきましては、専門家等の意見をもとに自己責任でのご判断をお願いします。
<<