恥ずかしながら本日も失敗の話です。解決はしたのですが、危うく給与を遅配するところでした。原因は、アウトソース先のリソース不足により給与計算が終わらず、振込データの確定に時間を要したためです。なんとか確定することができ、事なきを得たのですが、今回の出来事から学んだことを共有します。
外注管理も重要な仕事である
異変は1ヶ月前からありました。担当者が2回ほど変わり、依頼していた納期から1日の遅れがありました。余裕をみてお願いをしていたので1日遅れても問題は無かったのですが、このときにもう少し原因を深堀りしておけばと後悔しています。これまで一度も遅れることが無かったので、1回ぐらいは仕方ないかなというのが甘かったです。
取引先管理といえば、真っ先に浮かぶのはクライアントに対する与信管理ですが、業務を依頼している外注先の管理も同様に重要です。特に今回のような自社で対応が難しい業務の場合は、ちょっとした異変でもすぐに対応すべきでした。
最悪のケースを想定する
アウトソース先に作業をお願いしている間、自分ができることはありませんでした。計算結果をチェックするのが自分の仕事だったためです。ですので、もし間に合わなかったらどうするか、ということを考えていました。
一般的に給与振込みは2,3営業日前のデータ送信が求められますが、総合振込であれば1営業日前でも間に合います。（厳密に言えば、給与振込で依頼をかけると支給日の0時に着金することが保証されるようです。）最悪は明日会社で総合振込のデータを作ることができればなんとかなるな、とは考えていました。
イレギュラーなことが起きた際にどうやってリカバリするかが実務では問われます。また、リカバリ策が思い浮かんでいると慌てずに現状対応ができます。落ち着いて対応するためには最悪のケースからの解決策を考えられるかが鍵だと思います。
慌てない
繰り返しになりますが、慌てるとろくなことがありません。前職で開示資料をミスした時は動揺してしまい、ミスにミスを犯すという最悪の事態になりました。あの時の経験がものを言っているのか、面の皮が厚くなったのも年の功かもしれません。
起きたことは仕方がありません。次に何をするかを落ち着いて考えることができれば大体のことは何とかなります。また、何とかならないものは何ともしようがないので、仕方がありません。自分でできることと出来ないことを見極め、出来ることに最大の努力をすれば問題解決に近づくと考えています。
また、自分にできることを増やしていくことがピンチの自分を助けてくれますので、日々の仕事で学んでいくことが重要だと思っています。
まとめ
再発防止策を考えることが次の仕事です。来月同じことを繰り返したら全く進歩がありません。お互いを理解し、自分に何ができるのか、先方に何をお願いしなければならないのかをしっかりと話し合いたいと思います。
このブログは、実務を通じて個人的に学んだ現時点の見解であり、正確性および完全性について保証せず、また責任を負いません。記載内容につきましては、専門家等の意見をもとに自己責任でのご判断をお願いします。
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