中小企業を極める

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住民税の決定通知が非効率過ぎる

みなさまお久しぶりです。油断をすると、すっかり更新から遠ざかってしまいます。

さて、この時期の人事の仕事といえば住民税の決定通知書をペリペリすることですね。年に一度の風物詩とはいえ、さすがに全体の流れが非効率すぎると思い、まとめさせていただきます。

住民税が決まる流れ

まず、住民税は前年の1月から12月までの所得に応じて決まります。住民税は、1月1日現在の居住地の市区町村に納めます。
ですので、12月の年末調整が終わると、給与担当者はみなさんの給与支払報告書を市区町村ごとに仕分けし、各市区町村に送付します。

ここで、一つ目の非効率なのですが、給与計算はシステムで行うにもかかわらず、給与支払報告書を紙で市区町村に送付するのです。

市区町村での計算

私は公務員ではないのでここは想像なのですが、市区町村は紙で受け取った給与支払報告書を元に、各市区町村のシステムに所得情報等を手入力します。
氏名や住所などの基礎情報はマスターデータを利用していると思うので、前年所得を入力し、住所や家族構成はマスターデータと給与支払報告書の内容をチェックして完了のはずです。住民税は各市区町村のシステムで計算します。
次が二つ目の非効率なのですが、決定した住民税を各個人に通知するために決定通知書を紙で作成します。しかも、紙の仕様が各市区町村ごとに微妙に違うのです!

具体的に何が違うかと言うと

  • 決定通知書の厚み
    • 税収が豊富な市区町村は他と比べて厚みがあります。
  • 決定通知書のミシン目のきめ細かさ
    • ペリペリする時に切りやすい市区町村と切りにくい市区町村があります。
  • 決定通知書の仕様
    • 両端にファイリング用の穴があったり無かったりします。

これって市区町村が協力すればいいのにって思いますよね。システムも一つになるし、紙だけを揃えたとしても仕入れのボリュームディスカウントができますよね。地場の企業に発注するので致し方ないのかもしれませんが、せめて仕様は揃えて欲しいものです。

住民税を知る流れ

以上を経て各市区町村が計算した決定通知書が郵送で会社に届きます。給与担当者は紙で届いた決定通知書を元に、データにします。給与システムで住民税を控除するためにデータにします。
そして皆さんには個人ごとに封筒に仕分けし、紙の決定通知書を配付します。
ここで三つ目の非効率なのですが、なんでデータであるものを紙で受け取り、またデータにしなければいけないのでしょうか。給与システム取り込み用のCSVと社員通知用のPDFさえあれば良いのです。紙をペリペリするのって無駄ですよね!特別徴収義務は条例等で定められていますが、決定通知を配付する作業(私の人件費)は会社負担で良いのでしょうか。

まとめ

住民税はデータ→紙→データ→紙→データという流れを辿って決定されるのです。この結果は、6月の給与明細でご確認ください。

このブログは、実務を通じて個人的に学んだ現時点の見解であり、正確性および完全性について保証せず、また責任を負いません。記載内容につきましては、専門家等の意見をもとに自己責任でのご判断をお願いします。
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