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中小企業を極める

人事・総務・法務・財務・社内システムの各分野において、中小企業診断士の視点から役立つ情報を発信します

給与計算をアウトソースして学んだこと

忙しい日々が続いており、すっかりブログの更新が滞ってしまいました。時間を上手く使えるようになれば良いのですが、なかなかうまいこといかないものです。

今日はタイトルの通りなのですが、給与計算をアウトソースして学んだことをまとめます。アウトソースを検討している方は是非参考にして頂ければと思います。

準備編

規程を整備する

基本中の基本ですが、就業規則、給与規程、育児介護休業規程、慶弔規程、…を整備します。曖昧な点はないか、適法に定められているか等々を社労士の協力を得て整えます。

勤怠システムを導入する

勤怠システム無くして、給与計算のアウトソースは不可能です。理由は、給与計算結果というアウトプットに対してインプットとなる情報が無いと計算が出来ないからです。アウトソースを考えるのであれば、勤怠システムの導入は必須です。最近は給与計算とセットで勤怠システムも提供してくれる会社もあるようです。

良質なアウトソーサーを選定する

選定にあたって判断基準としたのは、取り扱い規模です。何社を顧客として持っているかですね。給与計算のような枯れた仕組みの場合、必要なのはノウハウの蓄積です。(アイデアよりも経験がものを言います)上場企業を顧客に持っていればさらに安心でしょう。

運用編

明確な指示を出す

ネガティブな表現に伝わるかも知れませんが、アウトソーサーは伝えたことしかやりません。そんなことは当たり前で、こちらが伝えなかったことは知る由もないからです。正確にこちらの意図を伝えるためには、明確な指示が必要ですが、気をつけているポイントは、以下の3点です。

  • 誰にいくら支給/控除するか
    • 基本的にはこれだけを正確に伝えれば、勤怠データと合わせて正しい計算がなされます。加えて社会保険・労働保険の算定には含めるかや、課税区分はどうするかも明確に伝えましょう。
  • 異動や入退社情報を忘れない
    • 組織異動に加え、昇格などもきちんと伝えます。管理監督者になった場合等は給与計算方法にも影響しますので、特に注意です。また、退職時は社会保険料を2ヶ月分控除することも忘れがちですね。
  • 丁寧に伝える
    • 社内の人間であれば多少阿吽の呼吸で通じることも、外部の方にはそうは行きません。丁寧すぎるぐらいに伝えてちょうど良いと思って良いでしょう。後工程はお客様です。

チェックはしっかり

計算をして頂いた後は、チェックをしっかりやります。人間誰しもミスをしますので、例えプロでも間違いはあります。最後は会社の責任ですので、抜け漏れの無いよう、しっかりチェックしましょう。特に対前月比較はチェックの基本です。

まとめ

アウトソースをして良かったというのが結論ですが、管理できる仕組みがあって始めて成り立ちます。社内でも給与計算は出来るが、効率化の一環でプロにお任せするという考え方が正しいアウトソースだと思います。間違っても丸投げはやめましょう。お互いにハッピーになりませんので。

このブログは、実務を通じて個人的に学んだ現時点の見解であり、正確性および完全性について保証せず、また責任を負いません。記載内容につきましては、専門家等の意見をもとに自己責任でのご判断をお願いします。
見識の違い等、お気づきの点がありましたら、フィードバック頂ければ幸いです。